KỸ NĂNG GIAO TIẾP
Sau đây tôi sẽ giới thiệu các bạn 1 kĩ năng trong cuộc sống đó là kĩ năng giao tiếp với mọi người, các bạn có thể cho mình ý kiến. Nếu thấy đọc không tiện bạn có thể tải file PowerPoint về theo dõi cho tiện. xin cám ơn. (file PowerPoint kĩ năng giao tiếp)
I/ MỤC TIÊU CỦA GIAO TIẾP
•
Giúp
người nghe hiểu những dự định của chúng ta;
•
Có
được sự phản hồi từ người nghe;
•
Duy trì mối
quan hệ tốt đẹp với người nghe .
•
Truyển tải được những thông điệp. Quá trình này có khả
năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều
hơn những thành phần khác tham gia vào quá trình này.
•
Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn
sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao
tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư
và trong sự nghiệp.
II/ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH:
- Sender: Người gửi thông điệp
- Message: Thông điệp
- Channel: Kênh truyền thông điệp
- Receiver: Người nhận thông điệp
- Feedback: Những phản hồi
- Context: Bối cảnh
1. Người gửi...
•
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn
phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao
gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối
cảnh truyền đạt thông điệp.
•
Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những
cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc
không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông
điệp của bạn có thể bị hiểu sai.
2. Thông điệp...
•
Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức
khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn
cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào,
cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn.
•
Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm
trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu
tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được
suy nghĩ và hành động.
3. Kênh truyền đạt thông điệp...
•
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì
bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ,
email, bản ghi nhớ hay báo cáo.
CÓ HAI KÊNH CHÍNH
•
Kênh
giao tiếp chính thức (formal communication networks)
•
Kênh giao
tiếp không chính thức (informal comm. networks)
2.1 Kênh giao
tiếp chính thức
•
Từ
cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy
trình, phản hồi, …
•
Từ
cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
•
Giữa các
đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin,
thực hiện báo cáo, …
2.2 Kênh giao
tiếp không chính thức
Các chức năng
của kênh giao tiếp không chính thức:
•
Xác
nhận thông tin;
•
Mở
rộng thông tin;
•
Lan
truyền thông tin;
•
Phủ
nhận thông tin;
•
Bổ
sung thông tin.
4. Người nhận thông điệp...
•
Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận.
Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.
•
Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng
tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng
đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp
đó.
•
•
Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu
tố này để hành động một cách hợp lý.
5. Những phản hồi...
•
Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các
hình thức khác đối với thông điệp của bạn.
•
Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể
hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp
của bạn hay không.
6. Bối cảnh...
•
Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính
là bối cảnh.
•
Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng
hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).
III/ GIAO TIẾP
PHI NGÔN NGỮ
•
Giao
tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%
•
Giao
tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%
•
Sự kết hợp
giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%
1. Đặc điểm
của giao tiếp phi ngôn ngữ
- Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá
trị giao tiếp cao
- Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ
- Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu
lộ thái độ
- Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa
2. Các hình
thức giao tiếp phi ngôn ngữ
•
Giọng
nói
•
Diện
mạo
•
Nụ
cười
•
Nét
mặt và ánh mắt
•
Điệu
bộ và cử chỉ
•
Khoảng
cách và không gian
•
Thời
gian
•
Cơ sở
vật chất
Giọng nói:
•
Độ
cao thấp
•
Nhấn
giọng
•
Âm
lượng
•
Phát
âm
•
Từ
đệm
•
Nhịp
điệu (trôi chảy-nhát gừng)
•
Cường
độ (to-nhỏ)
•
Tốc
độ (nhanh-chậm)
•
VD:
•
Tôi sẽ
tăng lương cho anh
•
Tôi
sẽ tăng lương cho anh
•
Tôi
sẽ tăng lương cho anh
3 Phối hợp
giao tiếp ngôn ngữ - phi...
•
Giao
tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau, mà thường bổ sung cho nhau.
•
Giao
tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ phối hợp với nhau tạo ra hiện quả cao
nhất.
•
Khi
ngôn ngữ và hành vi phi ngôn ngữ trái ngược nhau => điều gì quyết định ý
nghĩ của thông điệp?
IV/ CÁC LOẠI
HÀNH VI GIAO TIẾP
1. Rụt rè, khiêm tốn (unassertive)
•
Thụ
động và quanh co
2. Mạnh mẽ, công kích (aggressive)
•
Chủ
động hay thụ động
•
Thẳng
thắn hay quanh co
•
Thành thật
hay không thành thật
3. Quyết đoán (assertive)
•
Chủ
động, thẳng thắn, và thành thật
•
Sử
dụng phát biểu “tôi” thay cho “anh”
•
Mô tả
dữ kiện thay cho phán xét hoặc cường điệu
•
Thể
hiện sở hữu của cảm xúc và quan điểm
•
Đưa
ra những yêu cầu thẳng thắn và trực tiếp thay vì nói bóng gió
•
Nói
“không” một cách lịch sự nhưng cương quyết thay cho “tôi không thể”
•
Thực
tế, tôn trọng, và chân thật thay cho cường điệu, nói giảm, hay mỉa mai châm
biếm
•
Thể hiện sự
ưa thích, sự ưu tiên thay cho việc chiều theo hay hòa đồng một cách miễn cưỡng
V/ CÁC YẾU TỐ
TRỞ NGẠI GIAO TIẾP
•
Các yếu tố phi ngôn ngữ: sự khác biệt về nhận thức, thiếu sự chú ý, thiếu kiến thức nền tảng, cảm
xúc, cá tính, diện mạo, thành kiến, không lắng nghe, …
•
Các
yếu tố ngôn ngữ: cách
phát âm, từ ngữ, …
1. Sự khác
biệt về văn hoá trong giao tiếp
•
Các
khác biệt phi ngôn ngữ
•
Tên
và cách xưng hô
•
Phong
tục, tục lệ
•
Trang
phục
•
Thời
gian
•
Thái
độ đối với sự mâu thuẫn
•
Vai trò của
giới tính trong xã hội
2. Vượt qua sự khác biệt
•
Tìm
hiểu sự khác biệt của các nền văn hóa
•
Xem
sự khác biệt như một cơ hội
•
Không
thể hiện mình tốt (hoặc) xấu hơn
•
Nói
về sự khác biệt
3. Các yếu tố
thành công trong khác biệt
•
Nhận
thức được hành vi giao tiếp của mình bị chi phối bởi văn hóa và không phải luôn
luôn đúng
•
Linh
động và sẵn sàng thay đổi
•
Nhạy
cảm đối với các hành vi giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
•
Nhận
thức được giá trị, niềm tin và thông lệ của các nền văn hóa khác
•
Nhạy cảm với
sự khác biệt giữa các cá nhân trong một
nền văn hóa
4. Các yếu tố khác:
•
Loại bỏ các thông điệp của bạn quá dài dòng, không có
tổ chức chặt chẽ, hoặc có những thiếu sót thì nó có thể bị hiểu sai hoặc dịch
sai.
•
Những rào cản trong bối cảnh có thể phát sinh do người
tiếp nhận đưa ra quá nhiều thông tin trong thời gian quá ngắn.
VI/ CÁC NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP
Không có nguyên
tắc giao tiếp nào bất biến, mà phải tuỳ vào từng trường hợp.
Trong phần dưới
đây là một số nguyên tắc “đắc nhân tâm thường dùng trong giao tiếp kinh doanh”
1. Lắng nghe
•
Lắng nghe ý kiến của người khác, điều này giúp chúng ta
cải thiện dịch vụ… của chúng ta trong tương lai.
•
Mọi người thường có ấn tượng không tốt với những ai chỉ
biết giải quyết các lời phàn nàn mà không thực sự lắng nghe những gì họ nói.
•
Khi bạn thực sự lắng nghe khách hàng, một cảm giác
thoải mái, dễ chịu sẽ xuất hiện trong lòng mỗi khách hàng- bởi vì sự lắng nghe
chân thành là khá hiếm hoi, thậm chí ngay cả khi bạn ở nhà và ở giữa những
người thân.
•
Lắng nghe tạo cho khách thấy bạn tôn trọng, đánh giá
cao họ và quan tâm đến ho.
•
Xin nhắc lại tên của ông/bà và đề nghị cho biết vấn đề.
Câu nói này cho thấy, bạn không lắng nghe, đồng thời chọc tức thêm người vốn đã
có chuyện không hài lòng.
2. Nhớ tên khách hàng
- Xưng tên cá nhân là một trong những âm thanh ngọt ngào nhất mà khách hàng muốn được nghe từ bạn.
- Việc xưng hô bằng tên riêng trong cuộc nói chuyện với khách hàng sẽ cho thấy bạn nhìn nhận họ với tư cách một cá nhân nói riêng chứ không phải đối tượng khách hàng chung chung, qua đó thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng.
- Hãy dùng tên riêng của họ khi bạn nói lời chào hỏi, cảm ơn, tạm biệt.. để làm cho bầu không khí trở nên nhẹ nhàng, thân thiện hơn.
Tuy nhiên, bạn
đừng sử dụng tên riêng của khách hàng một cách quá thường xuyên bởi vì nó có
thể khiến khách hàng khó chịu, hãy sử dụng vào lúc đầu và lúc kết thúc cuộc hội
thoại
3. Nụ cười từ trái tim của bạn.
- Duy trì dịch vụ khách hàng với nụ cười trên khuôn mặt dường như là cái gì đó hơi rập khuôn. Tuy nhiên nếu bạn muốn khách hàng yêu thích dịch vụ của bạn, hãy thực hiện nó với một nụ cười chân thật.
- Một nụ cười chân thật sẽ khiến khách hàng cảm thấy họ được chào đón, an tâm hơn và để lại trong lòng khách hàng một cảm giác nồng ấm.
- Nụ cười có tác dụng to lớn như vậy, nhưng cười phải đúng lúc.
4. Hãy cho khách hàng biết, họ là người quan trọng
•
Họ biết rằng công ty bạn có rất nhiều khách hàng khác
nhau nhưng họ chỉ thực sự yêu quí nó nếu bạn khiến họ cảm thấy mình thực sự
quan trọng với bạn
•
Hỏi khách hàng về những lời khuyên Khách hàng
nào cũng có sẵn những ý kiến cá nhân về cung cách làm việc của bạn và công ty
bạn, và nếu họ được hỏi vào thời điểm thích hợp theo những cách thích hợp, đồng
thời họ cảm thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến câu trả lời, khách hàng sẽ đưa
cho bạn lời khuyên đó.
•
Không nên tỏ ra sẵn sàng tranh luận, cướp lời, khẳng
định hơn thiệt với khách hàng khi xảy ra những điều phàn nàn của khách. Việc
cần thiết, và là nhiệm vụ của bạn là phải lắng nghe, cảm ơn và tìm cách khắc
phục thiếu sót ngay sau đó nếu có thể.
•
Coi trọng ý kiến của khách hàng, đừng bao giờ nói họ
lầm lẫn.
•
Hãy để cho họ nói thoả thích những cái mà họ muốn nói.
5. Tôn trọng khách hàng
•
Chúng ta có thể giúp khách cái gì chứ không phải ông
muốn gì.
•
Luôn cười nói thật tâm chứ không đón khách bằng thái độ
lạnh nhạt.
•
Giải đáp đầy đủ thắc mắc, khiếu nại của họ chứ không
phải làm lơ.
•
Hãy luôn luôn phải giữ thể diện cho khách hàng.
•
Không phân biệt đối xử với khách hàng.
6. Quan tâm thực sự đến khách hàng.
•
Em/cháu…có thể giúp gì cho anh/chú…? Bạn muốn mang
lại niềm vui cho khách hàng, chứ không phải bạn cho khách
hàng một cái gì đó
•
“Việc này đi ngược lại chính sách của chúng tôi”. Khách
hàng không muốn giao dịch với những người quan liêu, cứng nhắc, nên người phục
vụ cần nhã nhặn tìm hướng giải quyết linh hoạt trong chừng mực có thể. Hãy nhớ:
“đừng để khách hàng thất vọng”.
•
Đó không phải là công việc của tôi. Trong trường hợp
này, nên nói: “Tôi biết người có thể giúp ông/bà giải quyết vấn đề này. Tôi sẽ
giới thiệu ông/bà với người đó”.
•
Tôi chỉ làm việc ở đây thôi" Câu nói rập khuôn này
tôi thường được nghe ở hầu hết các nhân viên phục vụ bàn sau khi món ăn đem ra
không đúng yêu cầu. Bằng vài từ tồi tệ này, một nhân viên đã cho biết nơi đó
không có lòng nhiệt tình, hăng hái, quan tâm tới khách và nhân viên không sẵn
lòng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
•
81% khách hàng từ bỏ nếu họ cảm thấy rằng đối phương
không có thiện chí giúp đỡ hoặc không chú ý đến nhu cầu của khách hàng. Ví dụ:
Khách hàng muốn mua một chiếc xe tiêu tốn ít nhiên liệu và có kích cỡ nhỏ để
tiện đi trong thành phố vốn đã rất chật chội, nhưng suốt buổi họ toàn được nghe
người bán hàng "thao thao bất tuyệt" về những thế mạnh của chiếc xe
cồng kềnh.
7. Giúp đỡ khách hàng nhiệt tình.
•
Hãy để tôi giúp bạn một tay. Dù chỉ là giúp đỡ khách mang hàng ra xe hay
đơn giản là mở cửa giúp người đang mang hàng nặng trên tay thì một thông điệp
rõ ràng đó là bạn sẵn sàng giúp đỡ họ và ấn tượng này sẽ hằn sâu vào tâm trí
khách hàng. Và tất nhiên, nó sẽ khiến họ quay trở lại với bạn vào lần sau.
•
Thông tin cho khách các dịch vụ khác mà khách quan tâm
nếu bạn có thể.
8. Kiên định quan điểm
Không nên gió chiều nào che chiều ấy mà cần phải học cách
nói lời của chính mình.
Sếp luôn trọng dụng và quý những nhân viên có đầu óc, có suy
nghĩ riêng. Nếu như bạn là người mà người khác nói gì thì mình nói ấy thì bạn
dễ bị mọi người quên mất sự tồn tại của bạn và địa vị của bạn ở trong cơ quan
cũng chẳng cao cả gì. Có đầu óc thì dù chức vụ của bạn ở trong cơ quan như thế
nào, bạn cũng cần phải biết nói lên tiếng nói của mình, nên dũng cảm nói lên cách
suy nghĩ của riêng mình.
9. Đừng thích tranh biện
Có gì thì bình tĩnh nói, tránh biến cuộc nói chuyện thành
cuộc thi hùng biện
Bạn cần sống hòa
bình, gần gũi với mọi người trong cơ quan, nói năng phải nhẹ nhàng, nhất là
phải có trên dưới rõ ràng, không được nói theo kiểu ra lệnh. Tuy là đôi khi ý
kiến của mọi người khác nhau, bạn có ý kiến thì vẫn có thể bảo lưu được, nếu
không vi phạm nguyên tắc thì không nhất thiết phải bảo vệ sống còn. Nếu như bạn
chỉ thích nói và bắt mọi người nghe thì e rằng đồng nghiệp sẽ dần rời xa bạn
10. Đừng bao giờ khoe khoang
•
Đừng có khoe khoang mình ở cơ quan.
•
Nếu bạn là người rất giỏi chuyên môn, nếu bạn được sếp
trọng dụng thì những điều này có trở thành vốn khoe khoang của bạn hay không?
Dù bạn có giỏi giang đến đâu thì bạn cũng cần phải hết sức cẩn thận khi ở cơ
quan.
11. Hiểu rõ thông điệp của người nói
•
Hãy nhớ rằng những gì người khác nói và những gì chúng
ta nghe có thể hoàn toàn khác nhau! mọi sự chắt lọc, giả định, phê phán cũng
như tin tưởng mang màu sắc cá nhân của chúng ta có thể sẽ bóp méo những gì
chúng ta nghe được.
•
Bạn nên gợi lại hoặc tổng hợp lại những gì người khác
nói để chắc chắn mình đang hiểu được vấn đề. Hãy nhắc lại những gì bạn cho rằng
mình đang nghe được và hỏi ‘Tôi có hiểu đúng bạn không nhỉ?’ Nếu bạn thấy mình
bị động chạm bởi những gì người khác vừa nói thì hãy nói như vậy, sau đó hãy
hỏi thêm để hiểu rõ vấn đề: ” Có thể tôi không hiểu đúng ý bạn và đã cảm thấy
bị xúc phạm bởi điều bạn vừa nói. Tôi cho rằng những gì bạn vừa nói có nghĩa là
XXX; có đúng ý bạn là như vậy không?”
12. Khuyên người khác
•
Đừng đưa ra lời khuyên trừ phi người ta hỏi bạn. Điều
này có thể sẽ rất khó thực hiện, nhất là khi chúng ta thấy rõ rằng ý tưởng của
mình sẽ có lợi cho người đó.
•
Thay vì nói ”Bạn nên làm thế này”, bạn nên sử dụng một
số cách nói khác thể hiện rõ sự tôn trọng của mình, ví dụ như ”một cách khá khả
thi là..” hoặc ” có một cách đã giúp tôi trong trường hợp tương tự như thế này
là X. Nếu bạn nghĩ nó sẽ giúp ích được cho bạn thì tôi rất vui lòng chia sẻ với
bạn điều đó”
13. Hãy cố hiểu người khác
•
Bạn hãy tìm ra một điểm tương đồng thay vì chỉ chăm
chăm vào sự khác biệt giữa bạn và người khác.
•
Điều gì có thể khiến cả hai người cùng thích thú (ví dụ
như việc gỡ rối một vấn đề nào đó)? Một cách để bắt đầu khám phá ra điểm tương
đồng chính là việc chia sẻ các dự định thầm kín của mình- ví dụ như bạn có thể
nói ‘dự định của tôi khi chia sẻ với bạn về điều này chính là để giúp bạn thành
công trong dự án này’
CẢM ƠN SỰ THAM GIA CỦA BẠN
Author:Nguyễn Văn Nhân
